Aplikasi presensi online adalah salah satu aplikasi yang banyak digunakan dewasa ini, di masa pandemi banyak perusahaan yang mengubah cara kerja menggunakan teknologi-teknologi yang mendukung, salah satunya penggunaan aplikasi presensi online untuk urusan absensi pegawai.
Fingerprint adalah salah satu media absen yang dianggap sebagai teknologi terbaru untuk absensi pegawai di beberapa tahun yang lalu karena dianggap memiliki tingkat keamanan yang cukup bagus agar absen tidak bisa dicurangi. Bagaimana peran fingerprint di masa ini? Akankah masih efektif? Bagaimana dengan aplikasi presensi online? Apakah juga efektif untuk perusahaan? Kami akan membahas topik untuk kamu, yuk dipahami bersama-sama.
Proses Absensi
Proses absensi adalah hal yang menentukan tanda kehadiran karyawan baik menggunakan aplikasi presensi online ataupun menggunakan fingerprint.
1. Fingerprint
Proses absensi menggunakan sidik jari yang sudah didaftarkan sebelumnya, sidik jari yang digunakan untuk absensi biasanya menggunakan dua jari yang berbeda, misalnya ibu jari tangan kanan atau telunjuk sebelah kiri. Ini adalah cara dasar absen menggunakan fingerprint, sehingga menggunakan fingerprint ini cukup aman untuk proses absensi pegawai, karena tidak ada yang bisa melakukan kecurangan karena hanya bisa diakses dengan sidik jari masing-masing pegawai. Untuk kemudian data absensi akan masuk data rekapan data bulanan.
Hanya saja kelemahan penggunaan scanning sidik jari ini, terkadang membutuhkan waktu untuk keberhasilan scanning sidik jari, sehingga banyak karyawan yang harus mengulang 1 sampai 2 kali atau lebih agar absensi bisa berhasil, tanda keberhasilan absensi adalah adanya suara mesin seperti “Terimakasih” jadi terkadang absensi menggunakan fingerprint membutuhkan waktu lebih banyak agar berhasil.
Di masa pandemi ini, metode absensi menggunakan fingerprint ini memiliki resiko yang lebih besar, karena penggunaan satu media absen untuk banyak orang sehingga memungkinkan penyebaran virus dari satu orang ke orang lain lebih besar jadi metode absensi fingerprint di era pandemi ini dinilai banyak resikonya.
2. Aplikasi presensi online
Sebagaimana fingerprint menggunakan sidik jari untuk bisa absen, aplikasi absensi online menggunakan foto selfie untuk menginput data absensi. Aplikasi presensi online memiliki fitur pendeteksi wajah, sehingga absen hanya bisa dilakukan dengan pengenalan wajah karyawan tersebut.
Proses absensi menggunakan aplikasi presensi online, menggunakan satu perangkat seperti smartphone yang sudah diinstal aplikasi online, cukup dengan selfie data absensi sudah terinput dengan baik. Pun masing-masing karyawan memiliki satu akun untuk akses ke aplikasi presensi online ini, jadi absen bisa dilakukan secara mandiri di akun dan perangkat masing-masing.
Sumber Energi
Sumber energi adalah hal yang membuat perangkat absen tetap berjalan dengan baik. Misalnya listrik ataupun koneksi internet.
1. Fingerprint
Fingerprint menggunakan listrik sebagai sumber perangkatnya, atau ada sumber lain yang lebih konvensional yaitu menggunakan tenaga baterai sebagai sumber perangkat agar tetap menyala sehingga perangkat ini harus terhubung dengan listrik ataupun baterai terisi dengan penuh agar bisa digunakan dalam absensi pagi dan sore hari.
Kelemahan fingerprint dalam masalah sumber ini adalah jika terjadi pemadaman listrik secara mendadak sehingga karyawan tidak bisa melakukan absensi dengan tepat, ataupun jika baterai habis, harus melakukan charge perangkat terlebih dahulu. Jadi jika terdapat gangguan dari listrik, proses absensi bisa kurang optimal. Baca mengenai “Jenis-Jenis Alat Absensi Karyawan Perusahaan untuk Kedisiplinan”
2. Aplikasi presensi online
Aplikasi presensi online bisa dioperasikan menggunakan jaringan internet, sehingga bila ingin bisa melakukan absensi, perangkat karyawan harus terhubung dengan internet terlebih dahulu baik itu data seluler maupun Wifi yang sudah disediakan. Kemudahan absensi menggunakan aplikasi presensi online ini adalah bisa mengakses absensi secara cepat dan mudah jika terhubung internet, apalagi sekarang jaringan internet bisa diakses dengan mudah dan setiap orang bisa menikmatinya.
Aplikasi presensi online memiliki fitur pendeteksi wajah, sehingga absen hanya bisa dilakukan dengan pengenalan wajah karyawan
Sedangkan kelemahan dari aplikasi presensi online adalah ketika koneksi internet terputus jika menggunakan Wifi ataupun jika sinyal yang digunakan dalam data seluler juga sedang lemah. Hal ini bisa diakali menggunakan opsi hubungan internet secara hotspot dari perangkat lain maupun Mi-Fi.
Perangkat
1. Fingerprint
Perangkat adalah alat yang digunakan untuk absen. Absensi karyawan menggunakan fingerprint memiliki satu alat khusus yang berisi layar scan untuk mendeteksi sidik jari karyawan. Umumnya perusahaan membeli satu alat yang digunakan untuk banyak karyawan sehingga dalam proses absensi bisa dibagi post-post agar tidak menyebabkan antre untuk proses absensi. Alat ini juga memerlukan maintenance berkala agar dapat berfungsi maksimal.
Kelemahan dari penggunaan 1 alat untuk banyak orang ini adalah menyebabkan antrian ketika masuk dan pulang kerja, sehingga waktu terbuang untuk proses antre ini. Waktu bekerja juga semakin berkurang. Pun di masa pandemi, fingerprint menimbulkan antrian sehingga resiko berkumpul juga ada, hal ini dinilai kurang efektif untuk karyawan di perusahaan besar.
2. Aplikasi presensi online
Aplikasi presensi online, menggunakan perangkat masing-masing karyawan berupa smartphone sehingga absensi dilakukan secara mandiri dan tanpa menimbulkan antrian. Tentunya setiap perangkat sudah di instal aplikasi presensi online.
Biaya
1. Fingerprint
Biaya yang dikeluarkan untuk fingerprint untuk pembelian alat dan perawatan fingerprint secara berkala, biaya yang dikeluarkan cukup variatif tergantung dengan merk alat dan jenis perawatannya. Sehingga perusahaan juga mengeluarkan uang yang lumayan besar setiap waktunya.
2. Aplikasi presensi online
Biaya yang dikeluarkan untuk aplikasi presensi online dilakukan setiap bulannya, tergantung dengan paket dan jumlah karyawan yang menggunakan aplikasi ini.
Penggunaan aplikasi presensi online dan fingerprint sama-sama untuk mempermudah urusan absensi, tentukan salah satu yang menurutmu terbaik dan cocok untuk data absensi pegawai. Semakin mudah teknologi, perusahaan juga akan semakin terbantu.
Aplikasi Absensi Talenta by Mekari, Solusi Mengatur Absen Karyawan
Software HRIS Talenta by Mekari memiliki berbagai macam fitur yang dapat membantu HR dalam mengelola administrasi karyawan yang lebih efisien. Salah satu fitur unggulannya adalah manajemen absensi menggunakan Live Attendance.
Dengan absen online ini, karyawan dapat melakukan absensi di mana saja tanpa perlu mengandalkan mesin sidik jari hingga sistem dapat mencatat data kehadiran secara otomatis.
Lewat aplikasi mobile, karyawan hanya perlu melakukan selfie dan data absensi karyawan secara otomatis dapat disimpan di dalam sistem.
Selain itu, terdapat juga fitur menghitung serta pembayaran payroll secara otomatis yang dapat diintegrasikan dengan fungsi absen online yang mencatat kehadiran secara otomatis. Jadi ketika memasuki periode payroll, HR tidak perlu lagi menghitung gaji karyawan secara manual karena gaji karyawan dapat dihitung secara otomatis melalui sistem.
Tertarik menggunakan Talenta by Mekari dan mempelajari fitur-fitur lainnya? Anda bisa mencoba fitur-fiturnya secara gratis dengan mendaftarkan demo produknya di websitenya. Yuk, coba sekarang!